Mitä tietoja säilytämme, miksi ja kuinka kauan.

1. Kuka on vastuussa

Anystay on Easy Host Oy:n tuote, Y-tunnus 3288005-7, Sörnäistenkatu 19 B 21, 00580 Helsinki, Suomi. Easy Host Oy toimii rekisterinpitäjänä, kun kyseessä ovat sinua koskevat tiedot joko anystay.io-sivuston kävijänä tai asiakkaana. Yhteystiedot: joona@anystay.io.

Anystay-palvelussa olevien vieraiden, omistajien ja henkilökunnan tietojen osalta sinä – palvelun ylläpitäjänä – olet rekisterinpitäjä, ja Easy Host Oy toimii tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti ainoastaan sinun ohjeidesi mukaisesti tietojen käsittelijänä.

2. Anystay.io-sivuston kävijät

• Demo- ja beta-lomake: nimesi, työpostiosoitteesi, hallinnoimiesi yksiköiden lukumäärä, kaupungit, joissa työskentelet, mitä järjestelmää käytät tällä hetkellä, kuinka paljon maksat siitä suunnilleen ja kuka huolehtii puhdistuksesta — sekä tekniset metatiedot (IP-osoite, selain, aikaleima). Käytämme näitä tietoja pyytämäsi puhelun valmistelemiseen ja toteuttamiseen sekä sinun lisäämiseen beta-ohjelmaan. Oikeusperusta: sopimusta edeltävät toimenpiteet (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) ja oikeutettu etumme vastata sinulle (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Analytiikka: mitkä sivut on katsottu ja mitä niillä on klikattu, laitteen tyyppi ja arvioitu sijainti, PostHogin kautta EU-alueella. Ilman suostumustasi käyttö lasketaan ilman evästeitä tai laitteellesi tallennettavaa (oikeusperusta: oikeutettu etumme tietää, miten sivustoa käytetään, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Analytiikkaeväste asetetaan vain suostumuksellasi (6 artiklan 1 kohdan a alakohta), jonka voit peruuttaa milloin tahansa sivun alatunnisteessa olevista evästeasetuksista.
• Ehdottomasti välttämättömät evästeet: yksi eväste, joka tallentaa evästevalintasi. Tähän ei tarvita suostumusta, eikä sitä käytetä koskaan seurantatarkoituksiin.

Lomakkeiden lähetystiedot säilytetään enintään 24 kuukautta viimeisen yhteydenottomme jälkeen, minkä jälkeen ne poistetaan, elleivät ne johda sopimukseen, jota meidän on säilytettävä kirjanpidollisista syistä.

3. Sinä, asiakkaamme

Kun avaat tilin, tallennamme nimesi, työpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, yrityksesi tiedot, kutsumasi käyttäjät, laskutusasiakirjat sekä kanssasi käymämme tukikeskustelut. Oikeusperusta: sopimuksen täytäntöönpano (6 artiklan 1 kohdan b alakohta) ja Suomen lainsäädännön mukaiset kirjanpitovelvollisuudet (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Säilytämme näitä tietoja niin kauan kuin tilisi on avoinna. Kun tili suljetaan, tiedot poistetaan 60 päivän kuluttua käyttöehtojen mukaisesti, lukuun ottamatta laskuja ja kirjanpitoaineistoa, jotka Suomen kirjanpitolaki velvoittaa meidät säilyttämään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tuki hoidetaan sähköpostitse, ja poistamme tukisähköpostit 24 kuukauden kuluttua keskustelun päättymisestä.

Emme myy asiakastietoja emmekä käytä niitä mainostarkoituksiin.

4. Vieraasi, omistajat ja henkilökunta — tietojenkäsittelijänäsi

Kaikkea, mitä tallennat Anystayhin liiketoimintasi ihmisistä – vieraiden nimet, yhteystiedot, oleskelut, viestit, henkilöllisyysasiakirjat silloin kun keräät niitä, kulkukoodit, omistajaraportit, siivoojien tilit – käsitellään sinun ohjeidesi mukaan. Sinä päätät, mitä kerätään ja kuinka kauan sitä säilytetään. Anystay poistaa tukilinjan puhelutallenteet kiinteän aikataulun mukaan, poistaa muut tiedot pyynnöstäsi ja poistaa kaiken sopimuksen päättyessä.

Jos harjoitat siivousliiketoimintaa, sama koskee asiakkaitasi: heidän yhteystietojaan, kotiosoitettaan ja kulkuohjeitaan, sopimuksiaan, käyntejään, käyntiraporttejaan ja maksutilannettaan käsitellään vain sinun ohjeidesi mukaan. Emme käytä niitä mihinkään omaan liiketoimintaamme emmekä koskaan ota yhteyttä asiakkaisiisi muuten kuin niillä viesteillä, jotka olet asettanut Palvelun lähettämään.

Emme käytä vieraiden tietoja omiin tarkoituksiimme, emme kouluta niillä malleja emmekä koskaan myy niitä. Kun tekoälyominaisuus laatii vastausluonnoksen, vieraan viesti ja majoituspaikkasi tiedot lähetetään tekoälypalvelun tarjoajalle ainoastaan kyseistä luonnosta varten, eikä palveluntarjoaja säilytä niitä koulutustarkoituksiin.

Täydelliset ehdot, tietoturvatoimenpiteet ja alihankkijoiden luettelo löytyvät tietojenkäsittelysopimuksesta.

5. Missä data sijaitsee

Anystay toimii EU:ssa sijaitsevalla infrastruktuurilla. Sovellus ja tietokanta toimivat Railway-alustalla EU:ssa; media (valokuvat, asiakirjat) tallennetaan Cloudflare R2:een EU:n lainkäyttöalueella. Vieraiden henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle käsiteltäviksi, lukuun ottamatta alihankkijaluettelossa mainittuja poikkeuksia, jotka kuuluvat vakiosopimuslausekkeiden piiriin.

6. Kuka käsittelee tietoja puolestamme

Käytämme tarkasti valikoituja tietojenkäsittelijöitä, joiden kanssa olemme solmineet tietojenkäsittelysopimukset. Luettelo on julkaistu ja versioitu tietojenkäsittelysopimuksessa; tällä hetkellä tärkeimmät ovat:

• Railway — sovellusten hostaus ja tietokanta, EU-alue.
• Cloudflare — verkko, DNS ja mediatallennus (R2), EU:n lainkäyttöalue.
• Resend — transaktiosähköpostit (magic-link-kirjautuminen, ilmoitukset, tehtäväosoitteisiin lähetetyt sähköpostit), Yhdysvallat, vakiosopimuslausekkeiden mukaisesti.
• Twilio — tekstiviestien toimitus sekä tukilinjojen puheluiden ohjaus, vastaajaviestien tallenteet, vastattujen puheluiden tallenteet jos operaattori ottaa tallennuksen käyttöön, sekä puhelutiedot, vain jos tekstiviestit tai tukilinja ovat käytössä, Irlannin (EU) alue; yhdysvaltalainen yhtiö, EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys ja vakiosopimuslausekkeet.
• OpenAI — tukilinjan vastaajaviestien ja tallennettujen puheluiden litterointi, vain jos tukilinja on käytössä, Yhdysvallat, vakiosopimuslausekkeet; ei käytetä mallien koulutukseen.
• Google — Google-kirjautuminen sekä osoitehaku ja siivousreittien matka-ajat, vakiosopimuslausekkeiden mukaisesti.
• Sentry — virheraportointi, josta henkilötiedot on poistettu, EU-alue (Saksa).
• Stripe — suorien varausten ja tilausten maksut; Stripe toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä itse maksutapahtuman osalta.
• PostHog: anystay.io-sivuston analytiikka, EU-alue; evästeet vain suostumuksella.
• Anthropic — tekoälyominaisuudet: vierasviestien luonnostelu ja kääntäminen, viestien, arvostelujen ja valokuvien luokittelu, muistiinpanojen ja tallennettujen tukilinjapuheluiden tiivistäminen sekä varaussivustojen chat-avustaja, Yhdysvallat, vakiosopimuslausekkeiden mukaisesti; ei koulutusta sinun tiedoillasi.
• DeepL — käännös pyytämistäsi teksteistä, EU.

7. Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy omiin tietoihisi, oikaista niitä, poistaa ne, rajoittaa niiden käsittelyä tai vastustaa niiden käsittelyä, siirtää tietosi toiseen järjestelmään sekä peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Kirjoita osoitteeseen joona@anystay.io. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus Suomen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).

Jos olet Anystay-palvelua käyttävän palveluntarjoajan vieras, oikeutesi toteutetaan kyseisen palveluntarjoajan kautta, joka toimii rekisterinpitäjänä. Autamme palveluntarjoajaa vastaamaan sinulle, ja pyyntö käsitellään suoraan sovelluksen sisällä sen sijaan, että jouduttaisiin kaivamaan tietoja sähköposteista.

8. Muutokset

Julkaisemme tähän käytäntöön tehdyt muutokset täällä, ja ilmoitamme versionumeron sekä päivämäärän yllä. Asiakkaille ilmoitetaan merkittävistä muutoksista sähköpostitse ennen niiden voimaantuloa.