Miten käsittelemme vieraidesi tietoja puolestasi.

1. Osapuolet ja roolit

Asiakas (”Rekisterinpitäjä”) on toimija, jolla on Anystay-tili. Easy Host Oy, Y-tunnus 3288005-7, Helsinki, Suomi (”Käsittelijä”) tarjoaa Anystay-palvelun ja käsittelee henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta.

Rekisterinpitäjä määrittää käsittelyn tarkoitukset ja keinot; Käsittelijä toimii vain Rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaan, joita ovat nämä ehdot, käyttöehdot ja Rekisterinpitäjän Palvelussa tekemät asetukset.

2. Käsittelyn kohde, kesto, luonne ja tarkoitus

• Kohde: Rekisterinpitäjän lyhytaikaisen majoitus-, vuokraus- tai siivousliiketoiminnan harjoittaminen Anystay-palvelussa.
• Kesto: niin kauan kuin Rekisterinpitäjän tili on avoinna, sekä tilin sulkemisen jälkeinen 30 päivän vientijakso ja 90 päivän poistojakso.
• Luonne: tietojen tallentaminen, järjestäminen, siirtäminen ja näyttäminen; viestien lähettäminen Rekisterinpitäjän puolesta; asiakirjojen (raporttien, laskujen, sopimusten) tuottaminen; kulkukoodien luominen ja peruuttaminen; viestien, arvostelujen ja valokuvien luonnostelu, kääntäminen ja luokittelu tekoälypalvelun tarjoajan avulla.
• Tarkoitus: Palvelun tarjoaminen käyttöehdoissa kuvatulla tavalla. Ei muuta tarkoitusta.

3. Rekisteröityjen ryhmät ja tietoryhmät

• Vieraat: nimi, yhteystiedot, kansalaisuus ja henkilöllisyysasiakirjan tiedot silloin kun Rekisterinpitäjä kerää ne, oleskelun päivämäärät ja kohde, viestit, maksutilanne (ei koskaan täydellisiä korttinumeroita), arvostelut, kulkukoodit ja kulkutapahtumat, löytötavaramerkinnät.
• Omistajat ja toimeksiantajat: nimi, yhteystiedot, yrityksen tiedot, pankkitiedot tilityksiä varten, raportit ja laskut.
• Siivousasiakkaat: nimi, yhteystiedot, kotiosoite, kulkuohjeet ja avainjärjestelyt, sopimus ja hinnat, käynnit, ohjeet siivoojalle, käyntiraportit ja valokuvat, arviot, heidän hyväksymänsä ehdot sekä maksutilanne (ei koskaan täydellisiä korttinumeroita).
• Henkilökunta, siivoojat ja kumppanit: nimi, yhteystiedot, rooli, työtehtävät, tunti- ja palkkatiedot silloin kun Rekisterinpitäjä käyttää näitä moduuleja, heidän työn todisteeksi lataamansa valokuvat, työkohteiden sijainti.
• Erityiset henkilötietoryhmät: ei lähtökohtaisesti mitään. Rekisterinpitäjä ei saa tallentaa terveystietoja tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja vapaatekstikenttiin; Käsittelijä ei voi tarkistaa tätä eikä vastaa siitä.

4. Käsittelijän velvollisuudet

• Käsitellä henkilötietoja vain Rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaan, myös EU:n ulkopuolelle tehtävien siirtojen osalta, ellei EU:n tai Suomen laki sitä edellytä – jolloin Käsittelijä ilmoittaa asiasta Rekisterinpitäjälle ennen käsittelyä, ellei laki kiellä sitä.
• Varmistaa, että jokaista tietoihin pääsevää henkilöä sitoo salassapitovelvollisuus.
• Käsittelijän henkilöstö avaa Rekisterinpitäjän tietoja Palvelussa vain (a) jäsenenä, jonka Rekisterinpitäjä on kutsunut työtilaansa, (b) Rekisterinpitäjän käynnistämässä tukiistunnossa, joka on ajallisesti rajattu, näkyy Palvelussa koko sen ajan ja kirjataan niin, että Rekisterinpitäjä näkee, mitä tietoja avattiin, tai (c) tietoturvapoikkeaman selvittämiseksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi, jolloin Käsittelijä kirjaa syyn ja ilmoittaa siitä Rekisterinpitäjälle, ellei laki sitä kiellä. Muutoin Käsittelijän henkilöstö näkee vain sen, mitä laskutus ja Palvelun ylläpito edellyttävät: yrityksen yhteys- ja laskutustiedot, laskutettavien yksiköiden määrän ja käyttömäärät sekä sen, ovatko integraatiot ja näiden ehtojen hyväksyntä kunnossa.
• Toteuttaa kohdan 6 mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet ja pitää ne ajan tasalla.
• Avustaa Rekisterinpitäjää rekisteröityjen pyyntöihin vastaamisessa, Palvelussa silloin kun se on mahdollista, ja muutoin kymmenen työpäivän kuluessa.
• Avustaa Rekisterinpitäjää tietoturvassa, tietoturvaloukkauksista ilmoittamisessa, vaikutustenarvioinneissa ja ennakkokuulemisessa ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja Käsittelijän saatavilla olevat tiedot.
• Ilmoittaa Rekisterinpitäjälle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on tullut Käsittelijän tietoon, sillä hetkellä tiedossa olevin tiedoin ja täydentäen tietoja sitä mukaa kuin niitä saadaan lisää.
• Poistaa tai palauttaa kaikki henkilötiedot Palvelun päättyessä Rekisterinpitäjän valinnan mukaan ja poistaa jäljelle jääneet kopiot 90 päivän kuluessa, ellei EU:n tai Suomen laki edellytä säilyttämistä.
• Antaa saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi, sekä sallia Rekisterinpitäjän tai sen valtuuttaman tarkastajan tekemät auditoinnit, tarkastukset mukaan lukien, ja osallistua niihin kerran vuodessa 30 päivän ennakkoilmoituksella, Rekisterinpitäjän kustannuksella ja muita asiakkaita häiritsemättä.
• Ilmoittaa Rekisterinpitäjälle välittömästi, jos ohje on sen näkemyksen mukaan GDPR:n tai muun EU:n tai Suomen tietosuojalainsäädännön vastainen.

Rekisterinpitäjän asiakkaat ja henkilökunta pysyvät Rekisterinpitäjän. Käsittelijä ei käytä Rekisterinpitäjän henkilötietoja eikä sen varauksia, hintoja, aikatauluja ja asiakasluetteloita mihinkään omaan tarkoitukseensa – mukaan lukien liiketoiminta, jota Käsittelijä harjoittaa samalla alalla kuin Rekisterinpitäjä. Se ei ota yhteyttä Rekisterinpitäjän asiakkaisiin tai henkilökuntaan, markkinoi heille tai rekrytoi heitä; ainoat viestit, jotka he saavat Palvelun kautta, ovat ne, jotka Rekisterinpitäjä on asettanut sen lähettämään. Se ei luovuta yhden asiakkaan tietoja toiselle Palvelun asiakkaalle eikä yhdistele tietoja asiakkaiden välillä vertaillakseen, hinnoitellakseen tai neuvoakseen muita. Rekisterinpitäjän varaussivun kautta tehdyt varaukset kirjataan vain Rekisterinpitäjälle. Käsittelijän henkilökunnan kohdan 6 mukaista pääsyä tuotantoympäristöön käytetään vain Palvelun ylläpitoon, suojaamiseen ja tukemiseen.

5. Alikäsittelijät

Rekisterinpitäjä antaa yleisen ennakkoluvan alla oleville alikäsittelijöille. Käsittelijä ilmoittaa Rekisterinpitäjälle sähköpostitse vähintään 30 päivää ennen alikäsittelijän lisäämistä tai vaihtamista; Rekisterinpitäjä voi vastustaa muutosta perustelluista tietosuojasyistä tämän ajan kuluessa, ja jos ratkaisua ei löydy, se voi päättää sopimuksen ilman seuraamuksia Palvelun sen osan osalta, jota muutos koskee.

Nykyinen luettelo (versio 1.3):

• Railway Corp. – sovelluksen ylläpito ja PostgreSQL-tietokanta – EU:n (Amsterdam) alue.
• Cloudflare, Inc. – DNS, verkon tietoturva ja mediatallennus (R2) – EU-lainkäyttöalueen asetus; yhdysvaltalainen yhtiö, vakiosopimuslausekkeet.
• Resend, Inc. – transaktiosähköpostit (kirjautumislinkit, ilmoitukset, vieras- ja omistajaviestit sähköpostitse, tehtäväosoitteisiin lähetetyt sähköpostit) – Yhdysvallat, vakiosopimuslausekkeet.
• Stripe Payments Europe, Ltd. – suoravarausten ja tilausten maksujen käsittely – Irlanti; itsenäinen rekisterinpitäjä itse maksun osalta.
• NextPax.com B.V. – kanavayhteydet: kohteiden tiedot, saatavuus, hinnat, varaukset ja vierasviestit Airbnb:n, Booking.comin ja muiden kanavien kanssa, vain jos Rekisterinpitäjä yhdistää kanavia – EU (Alankomaat, Saksa ja Suomi).
• Anthropic, PBC – tekoälyominaisuudet: vierasviestien luonnostelu ja kääntäminen, viestien, arvostelujen ja valokuvien luokittelu, muistiinpanojen ja tallennettujen tukilinjapuheluiden tiivistäminen sekä varaussivustojen chat-avustaja – Yhdysvallat, vakiosopimuslausekkeet, ei koulutusta asiakastiedoilla.
• DeepL SE – Rekisterinpitäjän käännettäväksi pyytämien tekstien konekääntäminen – Saksa.
• Seam Labs, Inc. – älylukkoyhteydet, vain Rekisterinpitäjän yhdistämille lukoille – Yhdysvallat, vakiosopimuslausekkeet; vastaanottaa kulkukoodit ja lukkotapahtumat, ei vieraiden henkilöllisyyttä.
• Twilio Inc. – Rekisterinpitäjän lähettämät tekstiviestit sekä tukilinjojen osalta vieraiden puheluiden ohjaus, vastaajaviestien tallenteet, vastattujen puheluiden tallenteet jos Rekisterinpitäjä ottaa puheluiden tallennuksen käyttöön, sekä puhelutiedot – Irlannin (EU) alue, vain jos tekstiviestit tai tukilinja ovat käytössä; yhdysvaltalainen yhtiö, EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys ja vakiosopimuslausekkeet.
• OpenAI Ireland Ltd (OpenAI, L.L.C.) – tukilinjan vastaajaviestien ja tallennettujen puheluiden litterointi, vain jos tukilinja on käytössä – käsittely Yhdysvalloissa, vakiosopimuslausekkeet; ei käytetä mallien koulutukseen, OpenAI säilyttää enintään 30 päivää väärinkäytösten valvontaa varten.
• Google LLC – Google-kirjautuminen; osoitteiden geokoodaus ja siivousreittien matka-ajat – Yhdysvallat, vakiosopimuslausekkeet.
• Functional Software, Inc. (Sentry) – virheraportointi, josta henkilötiedot poistetaan ennen lähettämistä – EU:n (Saksa) alue.
• OpenStreetMap Foundation – karttalaatat Palvelun tuottamilla varaussivustoilla; vastaanottaa kävijän IP-osoitteen, ei varaustietoja – Iso-Britannia, tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös.

Palvelut, jotka Rekisterinpitäjä yhdistää omaan lukuunsa – Hostaway, Netvisor, Slack ja vastaavat – ovat Rekisterinpitäjän omia palveluntarjoajia, eivät alikäsittelijöitä: Palvelu lähettää niille ne tiedot, jotka Rekisterinpitäjä on määrännyt sen lähettämään. Jokaista alikäsittelijää sitovat kirjalliset ehdot, jotka asettavat samat tietosuojavelvoitteet kuin tämä sopimus. Käsittelijä on Rekisterinpitäjälle täydessä vastuussa alikäsittelijän toiminnasta.

6. Tietoturvatoimet

• Asiakasympäristöjen eristys on toteutettu itse tietokannassa: jokaisella asiakastietoja sisältävällä taululla on rivitason käytäntö, ja sovellus yhdistää tietokantaan roolilla, joka ei voi ohittaa sitä. Asiakasympäristön rajauksen ulkopuolinen kysely ei palauta mitään.
• Salaus siirron aikana kaikkialla (TLS) sekä levossa tietokannan ja mediatallennuksen osalta. Asiakas- ja varaustietoihin kerätyt henkilötunnukset salataan lisäksi sovellustasolla.
• Roolipohjainen pääsy. Henkilökunta, siivoojat, omistajat ja vieraat näkevät kukin oman osuutensa; kohteen oven avaukset kirjataan lokiin henkilöittäin ja tapahtumittain.
• Kirjautuminen kertakäyttöisellä magic-link-linkillä tai Googlella; salasanoja ei tallenneta. Istunnot mitätöidään palvelinpuolella uloskirjautumisen yhteydessä.
• Päivittäiset varmuuskopiot: kopio toisella palveluntarjoajalla salattuna levossa sekä tilannevedokset ylläpitopalvelussa; palautus on testattu. Mitään varmuuskopiota ei säilytetä kuukautta pidempään, joten Palvelusta poistetut tiedot häviävät kaikista varmuuskopioista kuukauden kuluessa.
• Ylläpitotoimien lokitus; virheraportointi, jonka URL-osoitteista henkilötiedot on poistettu.
• Suora pääsy tuotantotietokantaan vain nimetyillä Easy Host Oy:n työntekijöillä, salassapitovelvollisuuden alaisena, vain kohdan 4 (c) sallimissa tilanteissa, ja pääsyoikeudet tarkistetaan, kun joku lähtee.

7. Kansainväliset siirrot

Henkilötietoja käsitellään EU:ssa. Kun alikäsittelijä sijaitsee Yhdysvalloissa, siirrot perustuvat Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin (2021) ja kyseisten palveluntarjoajien julkaisemiin täydentäviin toimenpiteisiin tai EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), jos palveluntarjoaja on sertifioitu. Käsittelijä ei siirrä vierastietoja EU:n ulkopuolelle mistään muusta syystä.

8. Rekisterinpitäjän velvollisuudet

• Huolehtia siitä, että keräämilleen tiedoille on laillinen peruste, ja antaa vieraille, omistajille ja henkilökunnalle GDPR:n edellyttämät tietosuojailmoitukset.
• Käyttää Palvelun asetuksia – viestipohjia, rooleja, puheluiden tallennusta – omien velvoitteidensa mukaisesti ja kertoa Käsittelijälle, mitä poistetaan, kun sen omat säilytysajat sitä edellyttävät.
• Olla syöttämättä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja vapaatekstikenttiin.
• Vastata saamiinsa rekisteröityjen pyyntöihin; Käsittelijä avustaa.

9. Vastuu ja voimassaolo

Tämän sopimuksen mukainen vastuu määräytyy käyttöehtojen kohdan 10 mukaan. Tämä sopimus on voimassa niin kauan kuin Käsittelijä käsittelee henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta, ja se pysyy voimassa käyttöehtojen päättymisen jälkeen niin kauan kuin käsittely jatkuu.

Sovelletaan Suomen lakia. Riidat käsitellään Helsingin käräjäoikeudessa.